Seit 2018 darf das Finanzamt unangekündigt sogenannte Kassen-Nachschauen durchführen. Dabei prüfen die Finanzbeamten, ob die Kasse im Betrieb richtig geführt wird. Das Besondere: Die Prüfung kommt überraschend und ist keine reguläre Betriebsprüfung. Ziel ist es, Unregelmäßigkeiten oder Manipulationen aufzudecken.

Wen betrifft die Kassen-Nachschau?
Vor allem Betriebe, die viel mit Bargeld arbeiten – zum Beispiel Einzelhändler, Gastronomiebetriebe oder Friseure – können von der Kassen-Nachschau betroffen sein. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, kann das Finanzamt direkt zu einer Betriebsprüfung übergehen. Das kann teuer werden, wenn Einnahmen geschätzt und Steuern nachgezahlt werden müssen.

Wie kann man sich vorbereiten?
Eine gute Vorbereitung ist sehr wichtig. Dazu gehört:

• Klare Abläufe im Betrieb: Wer darf Auskunft geben? Wer darf Unterlagen übergeben? Solche Regeln sollten schriftlich festgelegt werden.
• Gespräch mit dem Steuerberater: Es ist sinnvoll, im Vorfeld gemeinsam mit dem Steuerberater durchzugehen, was im Fall einer Kassen-Nachschau zu beachten ist.
• Verfahrensdokumentation erstellen: Diese Dokumentation beschreibt, wie im Betrieb die Kasse geführt wird – also wer was macht, wie die Kasse funktioniert, wie mit Fehlern oder Besonderheiten (z. B. Stornos, Mitarbeiterverzehr, Diebstahl) umgegangen wird. Auch technische Details und Zugriffsrechte gehören dazu. Diese Unterlagen sollten bei einer Nachschau vorzeigbar sein.

Was ist während einer Kassen-Nachschau wichtig?

• Die Finanzbeamten kommen unangekündigt, meist während der normalen Öffnungszeiten.
• Sie beobachten zuerst anonym, machen eventuell einen Testkauf und geben sich dann zu erkennen.
• Sie müssen sich mit einem Dienstausweis ausweisen. Bei Zweifeln kann man auch den Personalausweis verlangen und beim Finanzamt nachfragen.
• Die Prüfer dürfen keine Räume durchsuchen, aber sie dürfen Einblick in die Kasse verlangen und Fragen stellen.
• Wichtig: Das Personal sollte wissen, wie es sich verhalten soll – freundlich, aber bestimmt.

Tipp: Rufen Sie sofort Ihren Steuerberater an, wenn das Finanzamt erscheint. So kann die Prüfung begleitet und rechtlich korrekt ablaufen. Die Beamten müssen allerdings nicht auf das Eintreffen des Steuerberaters warten.

Fazit:
Die Kassen-Nachschau ist ernst zu nehmen. Wer gut vorbereitet ist, hat jedoch nichts zu befürchten. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, prüfen Sie Ihre Abläufe und sorgen Sie dafür, dass alle Unterlagen vollständig und griffbereit sind.